1、目的
?? 為了加強公司的檔案管理和保密工作，更好地為公司的生產(chǎn)（工作）服務。
2、適用范圍
適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。
3、職責
3.1? 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。
3.2? 除設(shè)備、財務等專門檔案由各相關(guān)部門管理，其余檔案由資料檔案室集中管理。
4、工作程序
4.1 凡是能反映公司主要職能活動，具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料，均屬歸檔范圍。
4.1.1建廠時原始設(shè)計資料，各種招投標文件，各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。
4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。
4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報告及需要歸檔的其它文件。
4.1.4會議記錄、工作計劃、總結(jié)、情況匯報，以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。
4.2 檔案的收集、鑒定與整理
4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外，應經(jīng)常向有關(guān)部門和個人收集文件資料。有關(guān)部門和個人應主動配合，定期檢查應存檔資料，主動向管理部門資料室移交，在外開會等帶回的文件資料，應及時向行政部作收文登記，個人確需的，經(jīng)批準可以復印留用。
4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后，應根據(jù)其內(nèi)容，對其價值進行鑒定，確定是否存檔。每年六月底前，各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料，經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準后可以定期銷毀。凡應存檔文件，應按內(nèi)容進行分類、組卷、裝訂、編號上架，并編制檢索工具，以便于查找利用。
4.3 檔案管理人員要求
檔案管理是一項保密性較強的工作，從事檔案工作的專（兼）職人員，應熱愛檔案事業(yè)，不務名利，遵紀守法、嚴守秘密；工作作風嚴謹、一絲不茍。業(yè)務上應努力學習，具有一定深度和廣度知識面，掌握一定的檔案管理專門業(yè)務知識，熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務的基本特點和規(guī)律，能夠處理檔案管理中存在的問題，不斷提高自己的工作水平。
4.4檔案管理員崗位職責
4.4.1努力學習、宣傳和執(zhí)行《檔案法》，遵守廠的各項規(guī)章制度，做好本職工作。
4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求，按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標準要求。
4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查，為合法查閱利用檔案者提供方便條件。
發(fā)揮主觀能動性，開展檔案編研工作，提高自己的業(yè)務水平和服務水平。
4.4.4檔案人員必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》，確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。
加強對檔案材料利用管理，凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟數(shù)字、人事材料等檔案，不得向外泄密。
4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關(guān)鎖好文柜、門窗，檢查安全防盜設(shè)施，以防意外。
4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友；嚴禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件，應立即向領(lǐng)導報告并采取補救措施。
4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的，視情節(jié)給予批評教育或追究相應責任。
4.5檔案查閱制度
4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件，經(jīng)領(lǐng)導批準，在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復印按《檔案查閱制度》辦理。
4.5.2凡屬本廠管理人員，原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。
4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時，須報副總經(jīng)理同意后才能查閱。
4.5.4查閱檔案時，須填寫登記簿，不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復印，必須經(jīng)副總經(jīng)理批準。
4.5.5查閱者必須保護檔案原貌，不得進行任何勾劃、涂改、拆損，對確需拆卷的檔案，必須副總經(jīng)理批準，由檔案人員辦理。
4.5.6嚴守檔案秘密，不得將檔案內(nèi)容傳與他人，否則發(fā)生后果者，根據(jù)情節(jié)給予處理。
4.6 檔案保管制度
4.6.1檔案室是本廠機要重地，非本室管理人員嚴禁入內(nèi)。
4.6.2每年組卷完成的檔案，必須收集齊全，按時入庫（柜）并作移交登記。
4.6.3庫房應安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備，保持室內(nèi)溫度、濕度相對穩(wěn)定（一般溫度14℃-24℃；濕度45%-60%）。
4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設(shè)施，并防止老鼠入侵，并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽措施。
4.6.5檔案柜、架應按規(guī)定整齊排列，并與墻壁保持適當距離。
4.6.6對所藏檔案要定期檢查，掌握保管情況，定期打掃，清理柜架，確保檔案保存完好無缺。
4.7 檔案室防火安全制度
4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財務檔案室都是重點防火部位。
4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔，室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。
4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐，照明燈不得超過60瓦，下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。
4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。
4.7.5閑散無關(guān)人員不得進入檔案室。
4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。
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