為了有效地組織物資資源,實施物資供應計劃,保證企業的生產、經營管理活動的需要,特制訂本規定。
1、主題內容與適用范圍
本規定明確了物資采購的原則和采購要求,
本規定適用于本企業的物資采購部門,
2、管理職責
2.1了解和掌握國家有關物資采購政策和物價政策。
2.2掌握物資的供求狀況、市場供應行惰,預測發展趨勢。
2.3了解本企業生產工藝過程,熟悉本企業物資需求狀況。
2.4明確采購物資的質量要求和性能要求,擇優選擇合格分承包方(供貨單位〉。
2.5制訂并實施物資供應計劃,負責簽訂并執行物資采購合同。
2.6負責對有質量異議的采購物資向分承包方反饋質量信息并作出處理。
3、管理內容與要求
3.1物資采購工作必須嚴格執行國家的有關采購政策、物價政策和本企業的有關規章制度,不損害國家、本企業的整體利益,不違法亂紀。
3.2物資采購必須嚴格執行"公開"、“比價”、“就地就近”、“逐級審批”、
“價格審核和監督”的原則。
3.2.1公開的原則采購物資的品種、規格、采購量、質量和采購渠道公開。
3.2.2比價采購的原則采購物資應貨比三家,采購物資應價廉物美。
3.2.3就近就地的原則采購物資應盡可能舍遠求近,減少運輸環節,
3.2.4逐級審批的原則一一物資采購實行最高采購單價與采購總金額復合控制一切采購活動,均必須辦理逐級審批手續,
4、操作程序
4.1按照本企業標準《采購控制程序》的要求編制或修改物資采購計劃,
4.1.1供應部應在接到計劃后分別在一個工作日內編制好物資采購計劃。
4.1.2物資采購計劃主要內容有:
采購物資的名稱、型號規格(或圖樣編號〉、數量、價格、意向的分承包方或供貨單位等內容。
4.1.3物資采購計劃必須經供應部門負責人同意,總經理審批。
4.2按照審批后的物資采購計劃內容與合格分承包方/供貨單位洽談并簽訂采購合同。
4.2.1簽訂物資采購合同應包括以下條款:
a.采購物資的名稱、型號規格(或圖樣編號〉、數量、價格、交貨期、交貨方式、包裝要求、結算方式及違約責任。
b.采購物資的技術標準、驗收標準、不合格品的處理方法,
c.必要時簽訂質量保證協議,或要求分承包方執行質量保證模式。
4.2.2采購合同經供應部負責人審核后執行。
4.2.3采購合同的變更按上述要求執行。
4.2.4建立合同管理臺帳,詳細記錄合同執行情況。
4.3如發現訂購的到貨物資與合同要求不符,經辦人員應及時與分承包方/供貨單位聯系處理,并在合同規定貨款承付期內書面提出拒付通知,
4.4在實施過程中必須根據本公司的實際需求狀況對采購合同作必要的變更,避免造成物資積壓或供應脫節。對盲目采購、高價采購及不合質量標準而造成經濟損失的,由經辦人員承擔責任。
4.5需要提運的物資,要提前通知倉庫保管人員做好接貨準備。
4.6物資采購工作除有計劃地組織訂貨、采購、催交、提貨、發運工作外,還應包括臨時需用物資的采購、調劑、加工改制及積壓物資的處理,
4.6.1計劃外物資的采購按臨時性采購手續處理，使用部門填報"物資采購申請單",按規定的審批程序審批后交供應部門列入采購計劃。
4.6.2物資的調劑與協作采購,必須以互利為原則,以不損害本企業整體利益和滿足本企業生產為前提。
4.7本公司的各類物資,一律由各類物資的歸口供應部門負責采購,其它任何部門或個入未經委托,不得擅自采購,違反本條款者,一切責任與后果自負。
4.8橫向聯系
4.8.1技術部門提供各類產品的采購物資的技術條件及必要的圖樣和外購件、通用件明細表。
4.8.2技術部門負責提供各類產品物資消耗工藝定額明細表、單臺產品材料消工藝定額匯總表、外協件匯總表、原材料、外購(協〉件驗收標準、技術要求。
4.8.3供應部門負責提供經評審的合格分承包方名單,并對采購物資的價格進行審核。