使用單位往往容易忽視對火災自動報警系統有關檔案的整理和保存。孰不知“系統”檔案的整理和保存有著很重要的作用，不僅能夠提供消防工作方面的資料，對于“系統”本身的管理和維修也有重要的參考價值。因此必須注意：
在火災自動報警系統安裝調試完畢后，用戶應將設計、施工、安裝單位移交的有關系統的施工圖紙和技術資料，安裝中的技術記錄、系統各部分的測試記錄、調試開通報告、竣工驗收情況報告等加以整理，建立技術檔案，妥善保管，以備查詢。同時，在“系統”開通運行前還應建立相應的操作規程、值班人員職責、值班記錄、顯示系統在所保護建筑物內位置的平面圖或模擬圖、系統運行登記表、設備維修記錄等，以使管理人員在工作中有章可循。
（王忠）
在火災自動報警系統安裝調試完畢后，用戶應將設計、施工、安裝單位移交的有關系統的施工圖紙和技術資料，安裝中的技術記錄、系統各部分的測試記錄、調試開通報告、竣工驗收情況報告等加以整理，建立技術檔案，妥善保管，以備查詢。同時，在“系統”開通運行前還應建立相應的操作規程、值班人員職責、值班記錄、顯示系統在所保護建筑物內位置的平面圖或模擬圖、系統運行登記表、設備維修記錄等，以使管理人員在工作中有章可循。
（王忠）